lunes, 11 de noviembre de 2013

Cultura de seguridad de la información. Una revisión desde los conceptos de diseño y cultura organizacional

Introducción
El contexto de los modelos organizacionales ha evolucionado y se ha venido adaptando a las condiciones de un mundo más interconectado, de información instantánea y flujos de información permanentes y actualizados. En este sentido, los individuos tienen acceso a la información y uso de la misma de manera privilegiada, toda vez, que es a través de ésta como construyen y generan una nueva realidad para la organización y para su propia vida.

Si bien las teoría anteriores de modelos organizacionales basadas en distribución de tareas, segmentación de responsabilidades y competencias específicas para el desarrollo de las actividades asignadas, mantiene su vigencia en el escenario actual, también es clave entender que estos modelos están cediendo terreno a otros donde la organización es menos jerárquica, con más trabajo entre áreas y mayor flexibilidad frente a las tareas y resultados.


Como quiera que la forma de comprender el trabajo y la cultura de una organización, subyace en la forma en que desarrolla sus actividades, los investigadores del MIT han planteado una reflexión donde se advierte a las empresas y organizaciones que existen a la fecha dos modelos de organización que se contraponen y cuestionan la manera de organizar el trabajo para alcanzar los objetivos.

Un primer modelo, denominado “enfoque antiguo”, heredero de los años 1950 y 1960, asociado con la jerarquía formal de posiciones y cargos, reglas y estándares de operación, entre otros elementos que detallaremos más tarde y otro, que llamaremos “enfoque moderno”, que se ha venido consolidando entre 1990 y 2000, que privilegia estructuras planas, reglas flexibles y equipos especializados, entre otras características.


Estas dos realidades organizacionales, definen en cada una de ellas la forma como se trata la información. En este sentido, comprender el enfoque organizacional prevalente en una empresa, nos permite reflexionar sobre cómo la información se hace parte de la dinámica de la misma y por ende, el tipo de tratamiento que será efectuado, considerando la estructura organizacional configurada. 


Así las cosas, si se requiere estudiar una estrategia para desarrollar o consolidar una cultura de seguridad de la información, recurrir a la estructura organizacional es una buen inicio para comprender, en el ejercicio diario del hacer empresarial, cómo la información se hace parte de la manera como opera la misma y cómo cada uno de sus integrantes revela la forma particular  de su tratamiento.

En consecuencia, vincular los conceptos propios de la cultura organizacional y la estrategias de diseño organizacional, establecen referentes básicos que permite comprender en detalle, qué es aquello que hace la diferencia en el tratamiento de la información, cuáles son los supuestos básicos que se tienen y los elementos visibles que materializan el entendimiento corporativo y motivan las acciones individuales requeridas para asegurar una adecuada protección de la información ajustada a la realidad de la dinámica empresarial.


Habida cuenta de lo anterior, este documento presenta una reflexión basada en una revisión conceptual de las estructuras organizacionales y los fundamentos de la cultura empresarial, como base para establecer recomendaciones prácticas para motivar y movilizar una cultura de protección de la información ajustada a la forma en la cual se desarrolla el trabajo en una empresa.



Modelos organizacionales: Modelo antiguo y moderno
De acuerdo con BYRNE (2000) existe cambio fundamental en la manera como se organizan y operan las organizaciones del siglo XX y las del siglo XXI. Dicho cambio se ve reflejado en las siguientes características que se presentan a continuación: (BYRNE 2000, referenciado por ANCONA, KOCHAN, SCULLY, VAN MAANEN y WESTNEY (2009) Managing for the future. Organizational behavior & processes. Cengage Learning. Pág.M1-40)


Característica
Organizaciones del siglo XX
Organizaciones del siglo XXI
Organización
Pirámide
Red
Foco
Interno
Externo
Estilo
Estructurado
Flexible
Fuente de fortaleza
Estabilidad
Cambio
Estructura
Autosuficiencia
Interdependencia
Recursos
Activos físicos
Información
Operaciones
Integración vertical
Integración virtual
Productos
Producción en masa/Commodities
Personalización masiva/Exclusividad
Alcance
Local/Doméstico
Global/Internacional
Financiamiento
Trimestral
Tiempo real
Inventarios
Mes
Horas
Estrategia
Top-Down
Bottom-up
Liderazgo
Dogmático
Inspiracional
Trabajadores
Empleados
Empleados y agentes libres
Expectativas del trabajo
Seguridad
Crecimiento personal
Motivaciones
Competir
Construir
Oportunidades de mejora
Incremental
Revolucionaria
Calidad
La mejor asequible
Ningún compromiso


Tabla No.1 Características de las organizaciones del siglo XX y del siglo XXI


Como podemos ver, las empresas actuales cada vez más se parecen a lo que en su momento BYRNE estableció como las características de las organizaciones del siglo XXI. A la fecha la realidad de las redes sociales y condiciones de movilidad de los individuos, muestran el cambio en las motivaciones y en el alcance de las empresas, las cuales cada vez más piensan en productos personalizados o novedosos que generen un cambio disruptivo para concretar una nueva tendencia que lleve a la organización al siguiente nivel de estado competitivo.


Todo este cambio, se debe claramente a que la lucha que se tiene en los mercados propios de cada organización, no están fundados en activos físicos o commodities como se venía haciendo, sino que se desarrollan alrededor de accesos y uso de la información, un activo intangible que actualmente es parte fundamental de la forma como la organización entiende y altera su entorno de negocio.

En este sentido, la forma como se venía haciendo el tratamiento de la información en el contexto de una organización del siglo XX, cambia radicalmente frente a la forma como se requiere hacerlo ahora en el siglo XXI. Por tanto, entender la manera estructural de las organizaciones antes del año 2000, es una fuente fundamental de comprensión, para revelar las condiciones y problemáticas propias frente a la protección de la información.

A continuación se presentan las condiciones y características del modelo antiguo y moderno de las organizaciones basado en los estudios de los académicos del MIT, con el fin de contextualizar las prácticas de protección y control de la información, como base para luego, plantear los retos de la cultura de seguridad de la información, desde esta perspectiva y quebrar el entendimiento actual sobre la transformación cultural desde la gestión del cambio.



Característica
Modelo antiguo (1950-1960)
Modelo moderno (1990-2000)
Cargos
Individuos especializados
Equipos especializados
Jerarquía
Piramidal
Plana
Reglas
Formales y estándares
Pocas y flexibles
Responsabilidades
Concretas y limitadas
Matriciales y Cooperativas
Entrenamiento
Estandarizado y concreto
Abierto y variado
Foco
Comando y control
Innovación y respuesta al cambio


Tabla No.2 Modelos de estructura de organizaciones (Adaptado de: ANCONA, KOCHAN, SCULLY, VAN MAANEN y WESTNEY 2009)


Las organizaciones propias del modelo antiguo, buscan que las conductas y procesos que se desarrollan alrededor de su objeto de negocio sean predecibles, controlables y verificables. Esto es, que al seguir fielmente los procedimientos, la estructura de mando y con el entrenamiento adecuado, los resultados son aquellos que se esperan frente a la planeación estratégica.


Esta forma de organizar el trabajo en las organizaciones, supone claramente que la empresa se encuentra en un entorno bastante estático, donde las condiciones de operación no cambian y que el contar con recursos físicos y capital de trabajo importante, genera barreras de entrada, que limitan el ingreso de terceros en el mercado que puedan amenazar la posición dominante de la empresa en su entorno.

De otra parte, las empresas que se ajustan al modelo moderno, comprenden que la empresa está en un entorno dinámico, donde en cualquier momento puede ocurrir un cambio y por tanto, deben estar explorando el entorno para prepararse y anticiparse a los nuevas propuestas que cambien el estado del mercado y poder aprovechar dicho momento para crear la ventaja competitiva requerida, con un enfoque flexible y creando nuevas habilidades y conocimientos claves, para aprender rápidamente e incorporar en el ejercicio de estrategia corporativa esa vista disruptiva (McQUIVEY 2013) que es generadora de nuevos ingresos y reflexiones empresariales que hablan de futuro de la empresa en tiempo real.

Tratamiento de la información en los modelos organizacionales
Como hemos visto la información representa un elemento fundamental tanto en el modelo antiguo como en el moderno. Sin embargo, su tratamiento cambia radicalmente respecto de la dinámica organizacional que se requiere en cada uno de los modelos.

Cuando la organización responde a las exigencias de comando y control, la información es un activo que requiere un contexto propio para cada uno de los individuos y por lo tanto, habrá que utilizarlo y cuidarlo en el desarrollo de sus actividades individuales, con el fin de cumplir con sus obligaciones. En este sentido, se privilegia que dicha información sea la que se necesite, se genere con el nivel de confiabilidad requerido y se entregue con la formalidad que exige y demanda el procedimiento previsto para tal fin. No hacerlo, implica necesariamente una amonestación o sanción frente a las reglas establecidas.

De otra parte, cuando la organización demanda innovación y respuesta al cambio, la información es un activo y un recurso al mismo tiempo, que requiere un contexto para que equipos de trabajo lo usen con un fin específico frente a la dinámica del mercado donde compite la organización. El tratamiento de la información y generación de la misma debe ser ágil, no necesariamente con alta confiabilidad y su entrega se hace según se requiera y utilice para crear formas alternas para repensar las condiciones del mercado. Un uso no autorizado genera contradicciones internas que afectan la dinámica de los equipos y posibles impactos en sus estrategias de negocio.

Habida cuenta de lo anterior, mientras el tratamiento de la información en el modelo antiguo privilegia un control central y manejo estándar de este activo intangible que aseguren el adecuado funcionamiento empresarial, en el modelo moderno se activa una control distribuido, basado en reglas de uso que permita desarrollar nuevas fuentes de conocimiento que permitan repensar la organización e impactar el mercado donde opera.

Como quiera que comprender el tratamiento de la información en una empresa del siglo XX responde a una motivación de competencia y estabilidad, su protección supone la generación de comportamientos predecibles y prácticas estándares que permitan conocer el estado de la misma y las restricciones aplicables frente a las condiciones y amenazas que puedan afectar la posición competitiva de la organización o mejor aún afectar la estabilidad de su permanencia en el entorno.

De otra parte, cuando hablamos de una organización con una estructura del siglo XXI la necesidad de cambio y construcción permanente, demanda que la información fluya dentro de la organización en los puntos clave que se requiera, para que aquellos a quienes está autorizado su uso, creen y desarrollen los conceptos y propuesta más acordes con las condiciones del entorno. La información es un recurso e insumo clave para anticipar y ver las inestabilidades del entorno y por tanto, si bien todos pueden conocer de esta, no está habilitado su uso de manera general y abierta, sino bajo una condiciones y contexto donde la empresa lo requiere para repensarse y generar sus estrategias más adecuadas.

En consecuencia, podríamos resumir el tratamiento de la información según el esquema organizacional de la siguiente forma:


Modelo antiguo – Siglo XX
Modelo moderno – Siglo XXI
Activo
Activo e insumo
Control de acceso (susceptible a la revelación)
Control de uso (susceptible al contexto)
Uso restringido
Acceso compartido
Orientado al individuo
Orientado a los equipos
Control y responsabilidad centralizada
Control y responsabilidad distribuida


Tabla No.3 Tratamiento de la información en los modelos antiguo y moderno



Cultura organizacional frente al tratamiento de la información
Si bien existen múltiples definiciones de cultura organizacional para efectos de este documento tomaremos los estudios e investigaciones realizadas por SCHEIN (1985) donde se establece que una cultura se conforma de un patrón de supuestos básicos, inventados, descubiertos o desarrollados por un grupo particular, que aprende a lidiar con sus problemas a través de adaptaciones externas e integraciones internas, que funcionan lo suficientemente bien para ser consideradas válidas y por tanto, son enseñadas a los nuevos miembros como la forma correcta de percibir, pensar y sentir en relación con esos problemas.


En este sentido, el académico establece tres niveles en los cuales se manifiesta la cultura por sí misma: los artefactos observables, los valores expuestos y los supuestos básicos subyacentes.

Los artefactos observables, “(…)  incluye todo lo que puede ser apreciado por los cinco sentidos del observador, desde las instalaciones y productos, pasando por la forma de vestirse, hasta los logotipos o el organigrama. (…)”. Los valores expuestos, representan las estrategias y preferencias declaradas de una organización. (…) Reflejan cómo quiere ser (y ser vista) una organización, y no necesariamente cómo se comporta realmente. (…)”. Los supuestos básicos subyacentes, “(…) se trata de aspectos que el observador externo no necesariamente percibe, porque están profundamente anclados en la organización y se dan por supuestos. (…) Se viven como reglas no escritas. (…)” (MOSCOSO, LAGO y RODRIGUEZ 2013)

En consecuencia, si queremos desarrollar un cultura de seguridad de la información debemos explorar los detalles propios de estos tres niveles, frente al tratamiento de la información, como base para identificar y revelar los fundamentos que rigen una cultura de protección de información, bien en el modelo de las empresas del siglo XX y del siglo XXI.


Objeto de análisis - Información
Cultura de seguridad de la información – Siglo XX
Cultura de seguridad de la información – Siglo XXI
Artefactos observables
Reglas formales
Reglas flexibles
Valores expuestos
Control de acceso
Control de uso
Supuestos subyacentes
Proteger
Compartir
Consecuencias de violaciones
Impactos y sanciones individuales
Impactos y sanciones empresariales


Tabla No.4 Caracterización base de la cultura de seguridad de la información en el siglo XX y siglo XXI

Revisando lo que se detalla en la Tabla No.4 encontramos que las rutinas asociadas con la protección de la información que se tienen en las empresas actuales, se relacionan con una cultura de seguridad de la información focalizada en el siglo XX, donde las reglas y supuestos se focalizan en las acciones del individuo; donde la protección es la base general del modelo de seguridad y control, lo cual necesariamente orienta a los ejecutivos de seguridad de la información a focalizarse en los comportamientos y prácticas, que disminuyan la probabilidad de accesos no autorizados que puedan comprometer o motivar flujos de información desde o hacia personas no identificadas.


La cultura de seguridad de la información en el contexto de las empresas del siglo XX privilegia el desarrollo de competencias relacionadas con el saber hacer (en el ámbito de la aplicación), por lo tanto procura insistir en la aplicación de cursos de entrenamiento orientado a la protección de la información, por lo cual enfatiza en la validación de las acciones concretas de salvaguarda de la información, que hagan repetible y confiables los procedimientos establecidos y por tanto, las sanciones para aquellos, que aún conociendo los mismos, no se ajusten a las competencias declaradas por la empresa frente al tratamiento de la información.

Ahora bien, una cultura de seguridad de la información fundada en las consideraciones de una organización del siglo XXI, requiere del conocimiento del contexto, de las condiciones vigentes de la empresa, para definir no solamente las estrategias de acceso, sino los lineamientos de su uso, con el fin de establecer el escenario donde se desplegará y los impactos que un posible inadecuado uso puede materializar. Esto supone, no solo comportamientos individuales y prácticas, sino comprensión del negocio en sí mismo y la forma como el tratamiento de la misma puede afectar los intereses de la compañía.

En este sentido, la cultura de seguridad de la información en el contexto de las empresas del siglo XXI no solo procura las competencias relacionadas con el saber hacer, sino con el saber construir (ámbito cognitivo) y saber ser (ámbito de las emociones), las cuales claramente trascienden la sola operación: “Dígame ¿qué tengo que hacer?”, para revelar e interiorizar la relevancia de la información frente a la vista estratégica y táctica de una organización global y sensible a los cambios en el entorno: “¿cómo afecta mi comportamiento y tratamiento de la información a la empresa?”

Reflexiones finales
Los esfuerzos que actualmente se desarrollan en las organizaciones frente al reto de promover y fortalecer una cultura de seguridad de la información, deben consultar los aspectos propios de la estructura de las organizaciones y los elementos de la cultura organizacional mencionados previamente, para establecer un marco base de estrategias que permitan una alineación general de dichos esfuerzos con la dinámica de la empresa.

Desconocer esta realidad operacional de la empresa, este orden manifiesto en sus estructuras, es entrar en conflicto o acciones que vayan en contraposición de la forma como la cultura moldea el comportamiento de las personas en la compañía. En consecuencia, iniciativas estándares relacionadas con talleres entrenamiento e interiorización deberán ajustarse al contexto de la empresa, su modelo de negocio y necesidades actuales, manifiestas en sus exigencias de mercado y transición hacia una organización más flexible, matricial y cooperativa.

Por lo tanto, la tensión inherente entre el proteger y compartir demanda a los ejecutivos de la seguridad de la información hacer evidente esta situación, para construir y desarrollar modelos de seguridad y control que balanceen las motivaciones y necesidades de los actores involucrados, buscando que sus acciones privilegien una experiencia de confianza entre los participantes y movilicen las estrategias requeridas por el negocio de manera oportuna y ágil.


La cultura de seguridad de la información no puede ser entonces un patrón autosuficiente de supuestos que se comparten, inventan y se descubren por una sola vez, sino que debe ser interdependiente para movilizar y aterrizar en cada momento de la empresa, iniciativas a nivel de personas, procesos, tecnología y flujos de información (entre sus elementos) que permitan superar el hacer de la protección de la información, integrándolo a la cognición y emocionalidad de las personas frente a los impactos derivados de su uso.

En consecuencia, explicar la cultura de seguridad de la información no es una tarea fácil, ni un ejercicio de corto plazo, sino la comprensión de una tendencia empresarial integrada en los patrones de comportamiento, supuestos subyacentes y artefactos visibles, que cambia conforme la organización se repiensa en el escenario de su contexto de negocio. Esto es, comprender con claridad cómo la cultura de seguridad de la información se integra al modelo de generación de valor de la empresa, cómo entiende el contexto del acceso y uso de la información y se anticipa a las amenazas y riesgos emergentes que le plantea la inseguridad de la información.



Referencias
ANCONA, KOCHAN, SCULLY, VAN MAANEN y WESTNEY (2009) Managing for the future. Organizational behavior & processes. Cengage Learning.
MOSCOSO, P., LAGO, A. y RODRIGUEZ, C. (2013) El factor humano y organizativo  en la dirección de operaciones. Nota técnica. IESE Business School. Universidad de Navarra
SCHEIN, E. (1985) Organizational culture and leadership. Jossey Bass, San Francisco.
BYRNEY, J. (2000) The 21st century corporation. Management by web. Business Week. August 28. pp. 84-96.
McQUIVEY, J. (2013) Digital disruption. Unleashing the next wave of innovation. Forrester Research. Amazon publishing.

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